Rekisteriseloste

1. Rekisterin pitäjä
Iisalmen Taekwondo ry
Yhdistysrekisteritunnus: 179.228

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Seuran puheenjohtaja (yhteystiedot)

3. Rekisterin nimi
Iisalmen Taekwondo ry:n jäsenrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Iisalmen Taekwondo ry:n hallinto pitää yllä jäsenrekisteriä seuran toiminnan ja talouden vuoksi. Seura käyttää jäsenten tietoja jäsen- ja harjoitusmaksujen, jäsenkirjeiden, kokouskutsujen, kilpailu- ja leiritoiminnan tms. jäseninformaation postittamista ja käsittelyä varten. Jäsenrekisteriä voidaan käyttää myös seuran omaan tilastolliseen seurantaan esim. jäsenten ikäjakauman tms. selvittämiseksi.

Henkilötietojen käsittely perustuu Iisalmen Taekwondo ry:n lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon.

Jäsentietoja ei luovuteta kaupallisiin tarkoituksiin kolmannelle osapuolelle.

5. Rekisterin tietosisältö

Jäsenrekisterissä säilytettävät henkilötiedot:
Etu- ja sukunimi, syntymäaika, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Alle 18-vuotiaiden jäsenten osalta myös huoltajan nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.

Jäsenyystiedot:
Harjoitusryhmä, vyöarvo, ja jäsenmaksutiedot.

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Jäsenen omat ilmoitukset rekisteritietojen lisäämiseksi, poistamiseksi tai muuttamiseksi.
Seuran hallituksen tai toimihenkilöiden tekemät lisäykset, poistot tai muutokset.

7. Tiedon korjaaminen ja poistaminen
Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä. Rekisteröidyn tulee ottaa kirjallisesti yhteyttä rekisterinpitäjän rekisteriasioista vastaavaan tahoon tiedon korjaamiseksi. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kahden vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä.

8. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisteriasioista vastaavalle taholle.

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Iisalmen Taekwondo ry:lle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

9. Tietojen sääntöjenmukaiset luovutukset
Rekisteriin tallennettuja tietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle.

10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Jäsenrekisterin tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

1.  Manuaalinen aineisto:
Kohdassa 4 mainitut tahot voivat koostaa sähköisistä järjestelmistä tulostettuja versioita jäsenrekisteristä vain seuratoimintaan liittyviä tiettyjä tarkoitusperiä varten. Jokainen tietojen käsittelijä huolehtii osaltaan tietojen huolellisesta käsittelystä ja siitä, että tiedot eivät joudu aiheettomasti kolmannen osapuolen saataville sekä siitä, että tiedot tuhotaan, kun niitä ei enää tarvita. Jäsenrekisteristä ei tehdä paperisia versioita ilman erityistä syytä.

2.  Sähköisesti käsiteltävät aineistot:
Varsinaisen jäsenrekisterin tietokanta sijaitsee Avoine Oy:n palvelimella. Avoine Oy vastaa omien järjestelmiensä tietoturvasta ja käytettävyydestä omien tietoturvaperiaatteiden sekä palvelutasovaatimustensa mukaisesti.

Jäsenrekisterin tietokantoihin ja tiedostoihin pääsyyn tarvitaan rekisterissä määritellyt käyttöoikeudet, jotka myöntää ja poistaa seuran hallitus ja joita hallinnoi Iisalmen Taekwondo ry:n rekisterinhoitaja.

12. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 24.11.2019.